Configuration de la sociétés et des Utilisateurs

Prérequis

• Disposer d'un compte Gestionnaire FolloYou actif (identifiants reçus par e-mail avec droits administrateur).
• Avoir installé et synchronisé le connecteur FolloYou sur le serveur hébergeant Batigest Connect (pour la remontée des salariés et dossiers).

Comprendre la structure des accès dans FolloYou

Pour offrir une flexibilité maximale, notamment pour les structures multi-sociétés, la gestion des utilisateurs est organisée en deux niveaux distincts :

• Utilisateur "Licence" (Niveau Global) : C'est le compte générique de la personne physique (Nom, Prénom, E-mail, Mot de passe). Chaque compte consomme un siège sur votre abonnement FolloYou.
• Accès "Société" (Niveau Entreprise) : C'est l'assignation de cet utilisateur à une base Batigest précise. Pour chaque société, vous lui associez un Rôle (droits d'accès) et un Salarié Batigest (pour la planification et le pointage).

Étape 1 – Découverte du Tableau de bord Gestionnaire

Connectez-vous à votre espace sur https://app.folloyou.com/.

Vous arrivez sur le tableau de bord de gestion de votre licence qui réunit :

• Le Guide de démarrage : Une checklist interactive qui vous guide pas à pas dans le déploiement de FolloYou.
• L'Utilisation des licences : Une jauge en temps réel indiquant vos licences consommées sur le quota total souscrit.
• Le bloc Connecteur : Votre identifiant UUID de licence et le lien de téléchargement direct du connecteur Windows.
• Le bloc Sociétés : La liste des bases rattachées à votre compte.

📸 Emplacement Image 1 : Vue d'ensemble du tableau de bord (Jauge des licences, guide de démarrage et blocs latéraux).

Étape 2 – Créer vos Utilisateurs au niveau de la Licence

Dans la section principale Liste des Utilisateurs, cliquez sur + Ajouter.

1. Renseignez le Nom et le Prénom du collaborateur.
2. Saisissez son Adresse e-mail (recommandée pour la connexion et la réinitialisation de mot de passe autonome).
3. Visualisez en direct son identifiant de connexion généré dans la carte de gauche (format ID_LICENCE / P.NOM).
4. Définissez son Mot de passe initial.
5. Rattachement immédiat aux sociétés : En bas de page, cochez directement les sociétés auxquelles ce collaborateur aura accès et sélectionnez son rôle dans chacune d'elles.
6. Cliquez sur Enregistrer.

📸 Emplacement Image 2 : Formulaire de saisie d'un utilisateur licence avec la carte d'identité et les cases de rattachement aux sociétés.

Étape 3 – Configurer votre Société

Dans la colonne de gauche du tableau de bord, cliquez sur votre société dans la section Sociétés pour accéder à son hub d'administration.

📸 Emplacement Image 3 : Hub d'administration de la société montrant les tuiles Paramètres Société et Utilisateurs & Rôles.

Cliquez sur la tuile Paramètres Société pour adapter les réglages de l'entreprise :

Étape 4 – Créer et Personnaliser vos Rôles

Depuis le hub de la société, ouvrez Utilisateurs & Rôles. En bas de page, retrouvez la section des Rôles.

Cliquez sur Ajouter un rôle pour concevoir vos profils de droits sur mesure (ex: « Conducteur de travaux », « Technicien terrain », « Commercial ») :

• Niveaux par module : Pour chaque module (Clients, Devis, Factures, Chantiers, Éléments...), réglez la permission : Aucun (masqué), Lecture, Édition, + Création ou Total (Suppression).
• Voir les prix : ⚠️ Indispensable pour vos équipes chantier ! Si vous décochez cette option, les prix, coûts, marges et montants sont masqués ou remplacés par des # sur toute l'interface.
• Comptabilité : Donne accès aux règlements, échéances et notions comptables.
• Saisie des heures : Permet au collaborateur de saisir ses heures sur ses interventions et chantiers.
• Explorateur de fichiers & Formulaires : Fixez les droits d'accès aux pièces jointes et aux formulaires de visite.

📸 Emplacement Image 5 : Formulaire de création d'un rôle avec les curseurs de permissions.

Étape 5 – Assigner les Utilisateurs et Lier les Salariés Batigest

Toujours dans Utilisateurs & Rôles de la société :

1. Assigner un utilisateur existant

Dans le tableau Utilisateurs disponibles pour assignation, choisissez le rôle adapté en face de l'utilisateur, puis cliquez sur + Assigner.

📸 Emplacement Image 6 : Zone d'assignation des utilisateurs disponibles avec la sélection du rôle.

2. Lier le Salarié Batigest (Important pour le Planning)

Dans la liste des utilisateurs ayant accès, cliquez sur l'icône Crayon (Modifier) :

• Dans le champ Salarié, associez le profil salarié Batigest correspondant.
• Cette liaison est indispensable pour que le collaborateur puisse recevoir ses affectations de planning et saisir ses heures d'intervention dans son application mobile.
• Cliquez sur Enregistrer.

📸 Emplacement Image 7 : Formulaire d'édition de l'utilisateur avec la liste déroulante des salariés Batigest synchronisés.

Étape 6 – Contrôle global : La Vue Matricielle

Accessible depuis le menu latéral gauche, la Vue matricielle vous offre un tableau croisé dynamique complet :

• Vos utilisateurs en ligne.
• Vos sociétés en colonne.
• Le rôle attribué à chaque croisement pour vérifier d'un coup d'œil qui accède à quelle société.

📸 Emplacement Image 8 : Vue matricielle croisant les collaborateurs et les entreprises.

Étape 7 – Sécurité : Second Facteur d'Authentification (2FA)

Sur la page d'accueil de l'Espace Gestionnaire, le bloc Second facteur (2FA) vous permet d'imposer ou non l'authentification forte à deux facteurs :

• Mode Libre : L'activation du 2FA est laissée à l'initiative de chaque utilisateur.
• Mode Obligatoire : Le 2FA est imposé à l'ensemble des collaborateurs de la licence lors de leur prochaine connexion.

En cas de perte d'appareil, un bouton de réinitialisation rapide est disponible sur la ligne de chaque utilisateur.

📸 Emplacement Image 9 : Panneau de gestion 2FA et badges de sécurité dans la liste des utilisateurs.