Configuration de la sociétés et des Utilisateurs

Prérequis

Avoir un accès Gestionnaire à l'interface FolloYou.
Avoir connecté la base de données Batigest via le connecteur (pour la remontée des salariés).

Introduction : La structure des données

Dans FolloYou, la gestion des accès est hiérarchisée en deux niveaux distincts pour permettre une flexibilité maximale (notamment pour les groupes multi-sociétés) :

Utilisateur "Licence" : C'est le compte générique (Nom, Prénom, Email, Mot de passe). Il existe au niveau de votre abonnement mais ne peut rien faire tant qu'il n'est pas associé à une société.
Accès "Société" : C'est l'association d'un Utilisateur Licence à une base de données spécifique, avec un Rôle (droits d'accès) et un Lien Salarié (pour le planning et Batigest).

Étape 1 – Création des Utilisateurs "Licence"

Dès votre connexion à l'interface de gestion, vous arrivez sur le tableau de bord de la Licence. Vous retrouverrez sur cette interface la liste de vos utilisateurs, vos sociétés ainsi que les paramètres du connecteur FolloYou à mettre sur votre serveur Batigest Connect.

Tableau de bord du gestionnaire avec les sections utilisateurs, sociétés et connecteur

Nous allons commencer par créer les utilisateurs "Licence".

Rendez-vous dans la section Liste des Utilisateurs et cliquez sur + Ajouter.

Nom & Prénom : Servent à créer l'identifiant de connexion au format P.Nom
Email : Facultatif, il permet de remplacer l'identifiant de connexion par un email.
Mot de passe : Définissez un mot de passe fort. L'utilisateur pourras le modifier à sa première connexion.

Formulaire de création d'un utilisateur licence avec les champs nom, prénom, email et mot de passe

Note : À cette étape, l'utilisateur n'aura pas encore d'accès à une société. Vous créez simplement "la personne".

Étape 2 – Configuration de la Société et des Rôles

Une fois vos utilisateurs créés, vous trouverez à gauche la section Sociétés. Cliquez sur votre société.

Attention : Vos sociétés ne sont pas encore configurées. Elles se nommes donc Base #XX.

2.1 Configuration Générale

Avant d'intégrer vos équipes, vérifiez les paramètres globaux via le menu Paramètres Société .

Voir les détails de configuration

Nom du site : Le nom de la société. Il remplacera le nom temporaire Base #XX sur l'ensemble de l'application.
Début de l'exercice fiscal : Indiquez la date de début de votre exercice fiscal. Cela vous permettra d'orienter vos statistiques sur votre exercice fiscal.
Ligne d'adresse principale : En fonction de votre organisation interne, indiquez si vous saissez l'adresse principal d'un client dans le champs Adresse (1) ou AdresseSuite (2).
Vues par défaut : Choisissez la vue par defaut quand un collaborateur arrive sur un document commercial.

Interface de configuration de la société avec les différents champs à remplir

2.2 Création des Rôles (Profils de droits)

Allez dans le menu Utilisateurs & Rôles de la société.

Vous retrouverrez ici la listes des utilisateurs associés à cette société ainsi que les rôles déjà créés. Par défaut, un rôle "Administrateur" existe déjà, il donne accès à tous les modules et doit être réservé aux responsables, ainsi qu'un rôle "Utilisateur" avec des droits de lecture.

Interface de gestion des rôles avec la liste des rôles existants et les droits associés

Le rôle définit ce que l'utilisateur a le droit de faire dans cette société précise. Créez des profils types (ex: "Technicien", "Conducteur Tx", "Comptabilité") en cochant les cases nécessaires :

Modules (Devis, Factures, Chantiers...) : Vous avez 5 niveaux de droits : Interdit, Lecture seule, Modification, Création, Suppression.
Prix : L'interdiction de voir les prix remplacera les chiffres par des #.
Comptabilité : Droit sur les notions comptables dans les fiches client et accès à la déclaration de TVA

Formulaire de création d'un rôle avec les différents droits à cocher

Attention : Bien que vous pouvez mettre les droits d'édition, création et suppression sur l'ensemble des modules, ils ne fonctionnent pour le moment que sur le module Client. Vous avez la possibilité d'anticiper les droits en avance qui s'appliquerons automatiquement dès que l'écriture sur les autres modules sera disponible.

Conseil : Créez tous vos rôles types maintenant, cela vous fera gagner du temps lors de l'assignation des utilisateurs à l'étape suivante.

Étape 3 – Assignation des Utilisateurs à la Société

Maintenant que les utilisateurs existent (Étape 1) et que la société est prête (Étape 2), il faut associét un utilisateur à cette société.

Toujours dans le menu Utilisateurs & rôle de la société, repérez la section "Utilisateurs avec accès". Cliquez sur + Attribuer / Ajouter.

Assignation

Vous verrez une liste d'utilisateurs existants (sans accès à cette base). Il s'agit ici des utilisateurs qui n'ont pas encore été assignés à cette société.

Vous pouvez donc leur selectionner une role en face de leur nom, et ensuite cliquer sur +.

Cette utilisateur pourra désormais se connecter avec ses identifiants et accéder à votre société avec les droits définis par le rôle.

Liste des utilisateurs disponibles pour l'assignation avec le choix du rôle en face de chaque utilisateur

Création & Assignation

Si l'utilisateur n'existe pas encore, vous pouvez le créer directement depuis cette interface en cliquant sur + Créer un nouvel utilisateur.

Vous arriverez sur une interface de création d'utilisateur similaire à celle de l'étape 1, avec les options de rôles et salariés Batigest en plus.

L'utilisateur créer sera directement assigné à la société avec le rôle et le lien salarié sélectionné.

Formulaire de création d'un utilisateur avec les champs de nom, prénom, email, mot de passe, rôle et lien salarié

Répétez cette opération pour chacun de vos utilisateurs en fonction de leurs rôles et de leurs besoins d'accès à la société.

Note : Un utilisateur peut être assigné à plusieurs sociétés avec des rôles différents. Par exemple, un même utilisateur peut être "Administrateur" sur une société et "Utilisateur" sur une autre.

Exemple d'un utilisateur assigné à plusieurs sociétés avec des rôles différents

Quand l'utilisateur se connecte, il aura seulement les modules visibles sur lesquels il a des droits d'accès. Par exemple, un utilisateur avec un rôle "Technicien" n'aura pas accès au module de facturation, tandis qu'un "Administrateur" aura accès à tous les modules.

Exemple de l'interface d'un utilisateur avec accès limité aux modules en fonction de son rôle